Zu den Aufgaben der Führungskraft gehört es auch, Sitzungen effizient und zielführend zu leiten. Leider enden viele Sitzungen ergebnislos und frustrieren die Teilnehmenden, die die Zeit lieber in ihre Arbeit investiert hätten. Die folgenden Tipps helfen, Sitzungen effizient und gewinnbringend umzusetzen.

1. Zielsetzung

Eine gute Sitzung muss entsprechend vorbereitet sein. Legen Sie Sitzungsziele fest. Was soll erreicht werden? Ohne konkrete Idee läuft man Gefahr, dass das Meeting im Nichts endet. Dies besonders bei regelmässigen Sitzungen mit ähnlichem Ablauf – der üblichen «Monatssitzung» zum Beispiel. Wenn man sich zu sehr darauf verlässt, dass «es dann schon Inputs und Stoff für Diskussionen geben» wird, ist die Effizienz bereits gefährdet. Das Ziel und der Zeitrahmen der Sitzung sollten im Auge behalten werden.

2. Einladung

Idealerweise werden alle Teilnehmer vorgängig zur Sitzung über Agenda und Zeitplan informiert. Ebenfalls sollten entsprechende Aufträge zur Vorbereitung kommuniziert sein. So ist sichergestellt, dass die Teilnehmenden bereits mit entsprechenden Informationen und Unterlagen bei der Sitzung agieren können.

3. Regeln definieren und kommunizieren

Ihre Kollegen und Mitarbeiter neigen dazu, sich zu unterbrechen, auf dem Smartphone zu tippen, zu spät zu kommen? Klare Sitzungsregeln helfen dabei, Ihre Meetings störungsfrei umzusetzen.

Sitzungsregeln sollten gemeinsam definiert werden. Schliesslich ist jedem Teilnehmenden daran gelegen, sich einbringen zu können und Meetings effektiv abhandeln zu können. Empfehlenswert ist die Darstellung der Regeln auf einem Flipchart, welches präsent im Sitzungsraum platziert wird.

Am Anfang einer Sitzung kann auf die Regeln hingewiesen werden, um diese allgegenwärtig in Erinnerung zu rufen. Beim Thema Telefon empfiehlt sich die Abfrage, ob einzelne Teilnehmende für die Sitzungsdauer dringend darauf angewiesen sind. So ist auch das Verständnis bei den anderen Mitarbeitern geweckt.

Bei Bedarf kann während der Besprechungen jederzeit Bezug auf die Sitzungsregeln genommen werden – denn sie hängen ja grossformatig im Raum!

4. Störungen, schwierige Teilnehmer/innen

Es gibt eine Vielzahl von möglichen Störquellen, die in der Lust oder Unlust der Sitzungsteilnehmer begründet sind. Neben Nörglern und Vielrednern wäre das der Unterbrecher. Er/Sie fällt anderen gerne ins Wort, führt oft deren Sätze zu Ende oder führt gleich seine eigenen Gedanken dazu aus. Ob dies nun ein Zeichen der Respektlosigkeit oder von Ungeduld ist, es ist auf keinen Fall eine Basis für gute Kommunikation.

Tipp: Unterbrechen Sie selbst. «Besten Dank, dass Sie gleich so engagiert das Wort ergreifen, aber Herr Müller hatte seine Ausführung noch nicht beendet.» Sie nutzen also eine Deaktivierungsmethode.

Auch eine Möglichkeit: Jeder, der unterbricht, zahlt einen Franken in die Kaffeekasse oder in ein Sparschwein, das im Meeting aufgestellt wird. So hilft die Gruppe mit, um Unterbrecher zu entlarven.

5. Verbale Angriffe

Ein vermeintlicher Angriff sollte als ungeschickt formulierte Bitte aufgenommen werden. Eine Aussage wie: „So wie Sie das meinen, geht das nicht!“ Lässt sich beantworten mit: „Gut, dann lassen Sie uns darüber sprechen, wie es gehen könnte.“

Leiten Sie persönliche Angriffe an den Sender zurück: „Wie meinen Sie das konkret? Wo sehen Sie den Zusammenhang mit unserem Thema?“ Oder an die Gruppe: „Sind Sie alle der Meinung, dass …?“ Ziehen Sie dann die entsprechenden Schlüsse und passen Sie Ihr Vorgehen an, wenn es notwendig ist.

Sprechen Sie bei Bedarf in der Pause mit dem Angreifer oder mit den „Streithähnen“ über ihre Motive. Bei schwerwiegenden Problemen sollten Sie die Arbeit unterbrechen und mit der Gruppe das Problem offen ansprechen, um eine Lösung zu finden. Vielleicht müssen Sie die Besprechung abbrechen, wenn klar wird, dass die Ziele nicht mehr erreicht werden.

5. Klare Vereinbarungen

Schliessen Sie jeden Punkt Ihrer Agenda mit einer klaren Aussage ab. Verantwortlichkeiten, nächste Schritte und Zeitfenster sind klar benannt und werden im Protokoll festgehalten. Sinnvoll ist das Führen einer speziellen Pendenzenliste (ToDos) die als Bestandteil des Protokolls an alle Sitzungsteilnehmer verteilt wird. Das Follow-up Meeting ist bestenfalls bereits terminiert.